Nunca a Tecnologia da Informação esteve tão em alta. Empresas de todos os ramos e setores já notaram o quanto uma área de TI bem estruturada é fundamental para fazer o negócio crescer e se diferenciar. Mas, para conseguir atingir essa meta é preciso, também, gerenciar muito bem os custos – evitando explodir o orçamento.

Se você tem sofrido para estruturar adequadamente a sua área de TI, siga lendo este conteúdo e veja as dicas e informações importantes que separamos.

Por que uma gestão ineficiente da área de TI é perigosa para sua empresa?

Uma gestão ineficiente de TI é capaz de impactar sobremaneira as empresas. Além das perdas financeiras, seu negócio poderá ficar enfraquecido perante os concorrentes.

Os prejuízos trazidos são vários, como:

• baixa segurança de dados, colocando em risco as informações estratégicas da sua empresa e também as informações pessoais dos seus clientes, colaboradores, fornecedores e gestores;
• perda de produtividade, já que muitas soluções da área de TI são usadas por outros setores do seu negócio – e as falhas são capazes de impactar de forma sistêmica na sua empresa, reduzindo a produtividade de todos os seus times;
• atendimento ineficiente ao público, uma vez que vários instrumentos usados neste processo, bem como informações, são de responsabilidade dos sistemas e soluções fornecidos pela área de TI;
• aumento de custos, pois seus processos serão menos eficientes, não haverá automatização adequada, é possível que haja mais falhas humanas e haverá mais burocracia no dia a dia, pontos que influenciam fortemente um descontrole dos custos operacionais;
• dificuldade na tomada de decisão estratégica, uma vez que você não terá dados suficientes para entender adequadamente a sua realidade – e acabará tomando decisões baseadas em “achismos” e não em estatísticas reais sobre sua empresa;
• perda de competitividade, já que a maioria das empresas investe em TI, o que significa que sua concorrência terá processos mais ágeis e otimizados, menores custos de produção e mais eficiência e produtividade, tornando a sua empresa obsoleta.

Assim, podemos notar que quando a área de TI é devidamente gerenciada, vários pontos são beneficiados dentro de uma empresa.

Os processos se tornam mais ágeis, automatizados e eficientes, reduzindo os custos operacionais. A informação flui adequadamente entre os setores, integrando o seu negócio e contribuindo para a produtividade dos times. Os dados estratégicos da sua empresa e também dos seus clientes e públicos de interesse ficam mais protegidos. Seus clientes, por sua vez, são melhores atendidos e você, como gestor, possui dados reais para embasar suas decisões, favorecendo o crescimento sustentável e estratégico da sua empresa.

Gestão de custos e TCO: o que é e qual a importância?

Apesar de muitos gestores entenderem a importância do setor de TI, os custos altos para gerenciar essa área acabam se tornando uma barreira. Afinal, se mal planejado, o aumento da participação da tecnologia é capaz de consumir uma parte significativa dos recursos, prejudicando o andamento do negócio.

TCO

O primeiro passo para melhorar a eficiência do seu setor de TI – e entender o impacto dessa área no seu financeiro – é fazendo um levantamento desses custos. Um dos métodos mais usados é o TCO, sigla para Total Cost of Ownership ou custo total de propriedade, em português.

A principal função do TCO é dar uma estimativa do investimento em TI, garantindo maior eficiência.

Para se calcular o TCO, é preciso considerar vários fatores, como:

• aquisição de itens como a compra do hardware ou software, o tempo gasto na implementação, a depreciação das máquinas, a obsolescência tecnológica e a compra dos equipamentos;
• custos com implementação, como instalação, configuração e customização, os profissionais envolvidos, as horas em treinamento e a curva de aprendizado;
• custos de suporte, como horas de apoio para execução das atividades, migração da infraestrutura, construção de agentes e plugins customizados etc;
• custos de manutenção e descarte, que envolve todo esforço para manter a operação cotidiana, com horas profissionais, manutenção de equipamentos e trocas de peças, bem como o descarte de equipamentos, entre vários outros custos incidentes durante o ciclo de vida total do do produto ou serviço adquirido.

Assim, ao calcular o TCO, o gestor consegue avaliar não apenas os custos iniciais das infraestruturas complexas de TI, mas todos os demais atrelados, dando uma visão mais ampla ao gestor, compreendendo como esses investimentos poderão ser transformados em lucro no longo prazo.

Embora existam planilhas para cálculo de TCO, a recomendação é sempre realizar esse levantamento de custos de acordo com a sua realidade. Dessa forma, você terá um orçamento de TI mais preciso e será capaz de compreender melhor o que realmente funciona e é viável para a sua empresa.

Como otimizar a área de TI?

Além de compreender muito bem os custos envolvidos no setor de TI, tornar esse setor mais eficiente contribuirá para a redução dos gastos e para melhorar diversos aspectos da sua empresa.

A governança de TI é uma maneira de conseguir isso. Ela é definida como um conjunto de práticas, políticas e normas que visam alinhar os recursos tecnológicos da empresa às estratégias de negócio, melhorando a produtividade e os resultados corporativos. Dessa forma, é possível monitorar e antecipar possíveis problemas e garantir que o setor de TI atue de maneira proativa.

Veja algumas dicas que separamos para tornar seu setor de TI mais eficiente.

Alinhe os objetivos e crie metas

Uma boa política de governança de TI deve ser abrangente, tanto em relação aos objetivos gerais da empresa, como os relacionados à tecnologia. Somente dessa maneira será possível alinhar a estratégia de TI com as metas da corporação, garantindo que o setor se torne realmente estratégico.

Outro ponto crucial é definir um foco para a implementação. Então, defina métricas de TI e indicadores que ajudem a avaliar se esses objetivos estão sendo alcançados.

São muitas as métricas que podem ser usadas, dependendo do ponto a ser analisado, como:

• tempo de entrega de projetos, verificando como está a disponibilização de infraestrutura e suporte, criação de interfaces, aplicações e outras soluções da equipe de TI e avaliando os possíveis gargalos;
• garantia de qualidade, assegurando que as entregas do setor de TI são estáveis, mantêm disponibilidade e performance, não possuem bugs e outros problemas;
• SLA (acordo de nível de serviço), útil tanto para quem deseja terceirizar o setor de TI quanto para as equipes internas, garantindo que o nível de serviço definido entre as partes será alcançado;
• controle orçamentário, evitando que as ações de TI extrapolem o orçamento;
• geração de receita, mostrando o número de oportunidades de negócio que foram criadas ou aprimoradas pela tecnologia ou como a empresa tem usado a tecnologia como vantagem competitiva.

Use as ferramentas certas

Usar as ferramentas adequadas garante produtividade, eficiência e redução de custos. Por isso, você deve ficar de olho nas métricas acima, garantindo que as ações tomadas estão trazendo resultados satisfatórios, suprindo, de fato, suas necessidades em termos de tecnologia.

Para descobrir se as ferramentas usadas pela sua empresa são adequadas, é importante fazer uma análise dos pontos fortes e fracos de cada um, identificando os riscos e ameaças, as falhas e também as oportunidades que elas oferecem. 

Se você não sabe qual a melhor solução de infraestrutura e segurança para sua empresa, entre em contato para descobrir a solução ideal!

Estimule os bons fornecedores 

Trabalhar com bons fornecedores é fundamental para uma área de TI eficiente. Muitas empresas contam com um grande número de fornecedores e plataformas. 

Uma boa estratégia  é observar os fornecedores que entregam agilidade e qualidade, e tentar deslocar serviços de outros fornecedores ineficazes para os quais você já testou e aprovou.

Foque em um setor estratégico com a terceirização

O correto gerenciamento do setor de TI envolve integrá-lo ao planejamento estratégico da sua empresa. Ou seja, o setor de TI precisa ser encarado como um verdadeiro parceiro para que seu negócio consiga alcançar os objetivos previstos.

Uma maneira de conseguir isso, sem extrapolar seu orçamento, é investindo na terceirização. Dessa forma, você, como gestor, terá tempo para focar no planejamento estratégico, ao mesmo tempo que contará com mão de obra especializada, uso de equipamentos de qualidade e conhecimentos técnicos para que a disponibilidade de TI seja constante e para que os objetivos estratégicos sejam alcançados.

A melhor maneira de avaliar se a terceirização é válida para o seu caso, é fazendo o cálculo do TCO que já ensinamos. Assim, você poderá entender os benefícios no longo prazo dessa contratação e também as economias que ela poderá trazer, otimizando as operações e trazendo mais oportunidades para a sua empresa.

Os investimentos tecnológicos são capazes de trazer inúmeras vantagens competitivas, mais segurança e melhorias às empresas. Contudo, é fundamental que esse investimento seja bem feito, sempre com foco no valor gerado ao seu negócio. Por isso, contar com equipes especializadas faz toda a diferença.

Como a Antharys pode ajudar a sua empresa?

Depois de todas essas dicas, já está claro como o setor de TI é um investimento – e não um gasto, e o quanto é importante pensar estrategicamente a área, para que ela realmente traga os benefícios esperados?

Infelizmente, nem sempre é fácil para os gestores planejarem e gerirem estrategicamente esse setor, principalmente em relação aos custos associados à área, com implementação de novas tecnologias.

A terceirização é um caminho muito interessante para empresas de todos os portes, dando mais segurança para sua tomada de decisão e tranquilidade de que o seu setor de TI realmente está contribuindo para os resultados do negócio.

A Antharys Tecnologia oferece as melhores soluções de TI, com serviços de gerenciamento de infraestrutura de TI, LGPD e compliance, Administração de Banco de Dados, Automação e RPA, Big Data & Analytics. Além da grande experiência e expertise, a empresa realiza a maior parte dos seus serviços por meio de preços fixos, auxiliando no seu controle de custos.

Agora, você já sabe como tornar seu setor de TI mais eficiente! Entre em contato e descubra como podemos ajudá-lo!